Khi tổ chức các sự kiện, ban tổ chức phải chú ý đến nhiều yếu tố để góp phần tạo nên sự trang trọng và sự hài lòng của mọi người. Thành ra, việc gặp phải lưu ý tới một số vấn đề được Công ty tổ chức sự kiện RI EVENTS đề cập trong bài viết dưới đây. 1. Nhân sự Nhân sự là nhân tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra trót lọt. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, bộ phận, cộng tác viên, outsource,… MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để giảm thiểu gặp các lỗi không nên xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, y phục không đáp ứng với sự kiện… bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, căn dặn và báo trước với MC về concept của sự kiện, đặc biệt nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sơ sót lúc bắt đầu sự kiện. Nếu ngân sách cho phép, bạn có thể thuê book thêm người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên,…) tạo điều kiện cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn nên có một nhân sự riêng đảm trách vị trí quan tâm, trông nom talent cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào talent xuất hiện, có tới kịp giờ hay không, có gặp khó khăn, trục trặc gì không,…Ngoài ra, lúc xảy ra vấn đề, bạn cần bình tĩnh để đưa ra phương án tốt nhất. 2. Kế hoạch tổ chức sự kiện Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác biệt và chọn lựa phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, bố trí vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… kể cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập. Không những thế, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang hoàng sự kiện,… 3. Nơi tổ chức sự kiện Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý lúc tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn nơi ở vị trí trung tâm thành phố, dễ dàng cho việc di chuyển. Hạ tầng, an ninh ở đấy phải bảo đảm, NV chuyên nghiệp, dịch vụ tốt, đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện. Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của nơi tổ chức. Sức chứa của nơi phải cân đối với số khách mời tham gia để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ. Không những thế, bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp với tình hình thời tiết. Trong trường hợp vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che. 4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng Rất nhiều người lúc tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. Âm thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu như thuê nơi tổ chức, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng thích hợp. 5. Các đơn vị cộng tác hoặc thuê ngoài Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Cho nên, bạn cần để ý tới các đơn vị này để kết hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần thỏa thuận trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm. Nếu như thuê nơi tổ chức thì bạn cần lưu ý rằng một số nơi có quy định khách hàng không được mang thức ăn vào. Do vậy, bạn có thể ghi chú vào thiệp mời hoặc nhắc với khách mời trước để họ có thể biết mà làm theo, tránh các rối rắm có thể xảy ra. 6. Chuẩn bị rủi ro Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Cho nên, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra những phương án ngăn ngừa để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và mau chóng bằng các phương án đã ngăn ngừa từ trước. Bài viết trên đây đã cung cấp 6 vấn đề cần để ý để tổ chức sự kiện thành công. Trong trường hợp bạn có nhu cầu thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được giải đáp thắc mắc nhanh nhất có thể. CÔNG TY TNHH GIẢI TRÍ VÀ SỰ KIỆN RI ( RI E&E CO.,LTD) Địa chỉ: B109 Chung Cư Bộ Công An, 83 Đường Số 3, Phường Bình An, Quận 2, TP.HCM ĐT: 028 2213 0588 - Fax : 028 2213 0588 Hotline: 0909 691 511 Email: [email protected] Website: http://www.rievents.vn/
